– uppnå bättre resultat och relationer

Att kunna kravställa, formulera och kommunicera både behov, förväntningar och målsättningar till andra är en viktig del i att som du som kund ska få den bästa effekten av ett samarbete med en leverantör. 

En av de vanligaste orsakerna till att projekt misslyckas är just avsaknaden av tydlighet via kommunikation och där är du som kund och beställare en så viktig del. Då du är också en del av teamet. Jag brukar likna det att vi är alla tillsammans på ett skepp och skall samarbeta för att få det i rätt riktning.  

Denna artikel är till för dig som kund och beställare, för att hjälpa dig förstå vad beställarkompetens är och vad du ska tänka på för att få den effekt du vill se i dina samarbeten med leverantörer. 

Vad är beställarkompetens? 

Beställarkompetens är att kunna kravställa, informera och kommunicera om en problemställning och förväntningar på ett sådant sätt att någon annan förstår. Samt finnas tillgänglig, granska och rådge under processens gång med att lösa problemställningen.

Varför misslyckas projekt och samarbeten? 

De vanligaste orsakerna är dålig planering, avsaknad av tydlighet och kommunikation. De ligger till grund för många problem, tex som avsaknad av rätt förutsättningar och förväntningar som inte möts, då det kräver just tydlighet, kommunikation och planering för att säkra en samsyn.

Att tänka på när du agerar beställare

Att jobba i team är en konst och när vi agerar beställare är vi del av teamet runt att uppnå resultatet. Det är vårt ansvar som beställare är att säkerställa att leverantören får de bästa förutsättningarna att utföra uppgiften utifrån problemställningen. Det innefattar instruktioner, kommunikation, feedback, deadline och att kunna hantera vårt egna företags interna dialoger och förväntningar på projektet.

Här är några tips på vägen för att lägga grunden till ett effektivt samarbete och bästa därmed resultat: 

• Var tydlig i din problemformulering och dina förväntningar. 
• Du ska ge ett problem att lösa inte tala om för en leverantör hur de ska lösa problemet. 
• Våga ställa krav på din leverantör (rimliga förstås).
• Säkerställ tydlig koppling till mätbara mål så att du som beställare kan mäta effekten av din investering. 
• Kompetensnivån på din leverantörs team reflekterar alltid en investering. Erfaren personal kostar mer, dock är det en investering som ofta lönar sig i slutändan. 
• Under processen, lyssna och var öppen för ändringar baserat på leverantörens expertis och erfarenhet. En strategisk partner kommer att utmana dig baserat på den målsättning du kommunicerat och hålla arbetet i linje med målet. Det är deras jobb.
• Tänk på att vara tydlig med din tillgänglighet under processens gång. Säkerställ att din tillgänglighet finns med i den gemensamma tidsplanen så att du har tid och utrymme att svara på frågor under arbetet fram. Samtidigt som du har arbetsro för dina interna åtaganden (det vill säga ditt vanliga jobb!).
• Tänk på hur du ger feedback. Feedback behöver vara specifik, konkret och konstruktiv. Du som beställare har ansvar att ge feedback under processen på ett ärligt och tydligt vis. Så att din leverantör förstår vad de kan göra bättre för att hjälpa dig uppnå det resultat som du vill se. 
• Om du inte kan ge feedback eller utföra dina åtaganden och ansvar inom projektet, kommunicera det i tid. När du som beställare inte genomför det du ansvarar för i tid kommer det sannolikt påverka projektet som helhet.